Stage

Agente administrative classe 1

Administration, commerce et informatique

Détails de l'emploi

Employeur : CIUSSS de Capitale Nationale
Lieu de l'emploi : Hôpital Général
Début d'affichage : 11 octobre 2023
Fin d'affichage : 26 novembre 2023

Description de l'emploi

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de la Capitale-Nationale est à la recherche de candidates et de candidats pour assumer les fonctions ci-dessus mentionnées. Le CIUSSS de la Capitale-Nationale a pour mission de contribuer à l’amélioration de la santé de la population de son territoire. Il offre aux usagers des soins et services de santé et sociaux de proximité, intégrés, accessibles, de qualité et sécuritaires. Notre établissement détient une mission universitaire et quatre centres de recherche. Il compte plus de 17 000 employés pour un budget de 1,4 G$. Animée des valeurs organisationnelles de bienveillance, de respect, de collaboration, de responsabilisation et d’audace, la personne recherchée saura mettre ses expériences et compétences au profit de l’organisation.

Personne dont la fonction principale est d’assurer des attributions relatives à la comptabilité ou à l’approvisionnement nécessitant des connaissances approfondies.

Elle accomplit des travaux administratifs complexes tels que la compilation des données et la production de rapports, des analyses, des calculs complexes et autres tâches connexes.

Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d’organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif ou de bureautique.

Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

 

Description des tâches

Volet « Résidents »

  • Effectuer les tâches administratives relatives à l’admission, au transfert ou au départ des résidents ;
  • Présenter l’organisation des services offerts aux usagers (les accès à la téléphonie, internet, câble / télévision, l’étiquetage des vêtements, etc.);
  • Planifier les rencontres interdisciplinaires à l’arrivée des résidents;
  • Assurer la planification et l’organisation de la correspondance avec les usagers et leurs familles, tant par courrier que par courriel ;
  • Accueillir les usagers, les familles et les proches pour une visite du centre lors d’une visite pour faire le choix d’un centre d’hébergement;
  • Procéder aux différentes prises de rendez-vous pour les résidents (spécialistes externes, dentiste, transport adapter, etc.).

Volet administratif

  • Préparer l’arrivée des nouveaux employés en s’assurant d’avoir les accès informatiques, les différents codes d’accès, besoin de casier, etc. ;
  • Procéder à l’inscription des employés à différentes formations;
  • Assumer l’organisation logistique des réunions (préparer l’ordre du jour et les documents requis, réserver les salles et l’équipement, etc.);
  • Assister aux rencontres, rédiger et transcrire les procès-verbaux;
  • Exécuter des travaux de photocopie et de télécopie;
  • Procède à l’inventaire du matériel de bureau et s’assure de l’approvisionnement;
  • Informer en temps opportun son supérieur immédiat des situations problématiques, des cas litigieux, des manquements, des plaintes reçues et de tout incident ou accident.
  • Assurer la liaison entre son supérieur et les employés sous la responsabilité de celui-ci ainsi qu’entre son supérieur et les autres gestionnaires de l’établissement ;
  • Gérer la présence du personnel et les frais de déplacement de son CHSLD en recueillant, en vérifiant et en faisant suivre à son supérieur les documents nécessaires.
  • Assister les gestionnaires, les professionnels et les autres membres de l’équipe dans l’utilisation des systèmes d’information;
  • Assurer la mise à jour des manuels, politiques et directives administratives ainsi que l’organigramme, et voir à la distribution des mises à jour;
  • Assumer tout autre responsabilité ou tâche connexe ou spécifique à son secteur.

Volet gestion des horaires

  • Analyser les horaires et s’assure du respect du ratio;
  • S’assurer de la répartition équitable des ressources;
  • Procéder au remplacement des quarts à découvert (lorsque requis) ;
  • Assurer le suivi des horaires informatisés, le suivi des feuilles de présence, encoder les particularités et répondre aux demandes provenant du gestionnaire et des autres intervenant ;
  • Assiste le gestionnaire dans la gestion des demandes de congé et de vacances.

 

Préalables :

  • Connaissance de Word, Excel, Outlook
  • Bon français
  • Stage de fin d’études (DEP en secrétariat)

 

Avantages :

  • Possibilités d’emploi après le stage
  • Possibilité de rémunération
  • Soutien du superviseur et de l’équipe de stage du CIUSSS de la Capitale-Nationale
  • Possibilité de faire du télétravail durant le stage
  • Possibilité d’explorer plusieurs secteurs
  • Possibilité de travailler en Maison des aînés