Secrétaire de direction


Nom de l’employeur: Université du Québec
Adresse (lieu de travail): 475 rue du Parvis Québec G1K 9H7
Description de l’employeur:
Type d’offre: Emploi
Statut (heures/semaine): 35 heures/semaines
Horaire: Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30
Fonctions: Sous la direction de la directrice des communications, le ou la titulaire du poste assiste sa supérieure dans la planification et l’organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent.
 
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
  • Effectue quotidiennement la revue de presse, les actualités et l’infolettre pour l’Université du Québec.
 
  • Collabore à la conception, à la rédaction et à la validation pour les divers textes du journal interne de l’Université du Québec (L’UNIQUE).
 
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires dont la mise à jour du calendrier de production. Assiste aux réunions et rédige les procès-verbaux.
 
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
 
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage à l’occasion l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de sa supérieure à ses différents rendez-vous.
 
  • Assure la réception de la direction. Reçoit et filtre les appels. Identifie et effectue le suivi des demandes d’information.
 
  • Révise, valide et corrige dans les délais demandés et selon les consignes données, les documents soumis pour signature ou autre.
 
  • S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits. Effectue la mise en page de différents documents tels que rapports, lettres, présentations, etc.
 
  • Gère les bons de commande et assure le paiement des factures. Tient à jour la comptabilité de l’unité. Effectue sur demande un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires.
 
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle des événements institutionnels et des voyages du personnel de la direction.
 
  • Assume la responsabilité du système de classement physique et électronique des dossiers et applique la procédure d’archivage.
 
  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités.
 
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
 
  • Maintient à jour les informations des différentes pages du Comité de direction et du site Internet.

Exigences: QUALIFICATIONS REQUISES 
  1. Scolarité :   Diplôme d'études secondaires. Une formation en bureautique sera considérée comme un atout important (DEP en secrétariat ou autre).
  2. Expérience : Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente.
  3. Français : Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit.
  4. Connaissances informatiques : Excellente connaissance des principaux logiciels de bureautique dans un environnement Windows et des systèmes de gestion de contenu (ex. : Drupal, WordPress).
  1. Compétences :
    1. Grande rigueur au travail;
    2. Excellent sens de l’organisation;
    3. Dynamisme;
    4. Initiative;
    5. Capacité à travailler en équipe;
    6. Excellente capacité à prioriser les travaux selon les délais requis;
    7. Bonne gestion du stress;
    8. Excellent sens du service à la clientèle.

Personne à contacter: Caroline Falardeau
Téléphone: 418 467-4267
Télécopieur:
Courrier électronique: emplois2@uquebec.ca

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